シンクロ・フード エンジニアブログ

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90名で使っていた無料版Slackから有料のスタンダードプランにアップグレードする際にやったこと

こんにちは。最近は動画制作を勉強している、シンクロ・フードの大久保です。

今更なのですが、弊社ではつい最近、Slackを有料のスタンダードプランにアップグレードしました。

すでにスタンダードでSlackを利用している企業は多いと思うのですが、弊社のように「無料版でケチケチ使っていたら、どんどん社員が増えていき、気づいたら90人くらいになっていて、有料化した場合の月額費用がすごいことになってちょっとアップグレードに勇気がいる…」という状態に陥っている企業もいるのではないでしょうか…?

参考になるかわかりませんが、以下に弊社がフリープランからスタンダードプランに切り替える際にやったことを紹介していきたいと思います。

Slack無料版(フリープラン)の課題

まず、Slackを無料で使い続けることの課題を整理します。 弊社が感じていた課題は、この2つでした。

メッセージが10000件で消えてしまう&検索不可能になる

数人で使う分には大きな問題ではなかったのですが、90人規模で使うと、本当にあっという間にメッセージが無くなってしまいます。 この状況だと、くだらないちょっとしたやりとりや、あとで参照しそうな重要なやりとりはSlackで行えない、という本末転倒な問題が発生し、コミュニケーションが阻害されます。 スダンダードプランにアップグレードする一番のモチベーションは、この課題解決でした。

※尚、スタンダードプランにアップグレードすることで、フリープラン時に消えてしまったメッセージは復活します!

連携できるアプリケーションの数に制限がある

連携できるアプリケーションの数も10という制限があり、ちまちま連携するアプリケーションを選別したりしていました。 実際は、ガンガン外部アプリケーションと連携して、生産性を上げるべきですよね。

スタンダードプランで使える便利機能が使えない…

スタンダードプランに変更することで使えるようになる機能はいくつかあるのですが、弊社で使いたかった機能は以下の2つです。

  • 画面共有機能
  • 共有チャンネルやシングルチャンネルゲストなどの外部接続機能

基本的には、遠方拠点とのやりとりや、外部の関連プレイヤーとのやりとりもSlackで行うようにしたい、という欲求です。 こちらもスタンダードプランに上げることで、使えるようになります。

スタンダードプランに上げるために取り組んだこと

スタンダードプラン対象範囲を決める

弊社の場合、エンジニアやデザイナー以外に、営業メンバー・経理・総務などのバックオフィスメンバー、インターン・アルバイトの方など、社内にいるすべての人間がSlackを利用していました。 具体的には、エンジニア・デザイナーが約20名、営業・管理部門が約50名、インターン・アルバイトが約20名、合計90名ほどの利用者がいました。 その中には、ほんの少ししか活用していないメンバーもいるため、本当に全員スタンダードプランにすべきなのか…という点を検討する必要がありました。

部署によってはSlackを使わなくても良いのでは…みたいなことも頭をよぎりましたが、全社的な生産性を考え、正社員は全員スタンダードプランとし、インターン・アルバイトの方は、無料のアカウントで使ってもらうこととなりました。

インターン・アルバイトをシングルチャンネルゲストとする

インターン・アルバイトの方を無料アカウントにしつつ社員はスタンダードプランにする方法について検討した結果、インターン・アルバイトの方は、スタンダードプランで利用できる、シングルチャンネルゲストになってもらうことにしました。

シングルチャンネルゲストとは、1つのチャンネルのみアクセスできるユーザーで、有効期限の設定も可能です。シングルチャンネルゲストは課金されません。

get.slack.help

具体的な対応の流れは以下の通りです。

  1. インターン・アルバイトの方を一旦、メンバー一覧から「アカウント解除」を選択する
  2. Slackのスタンダードプラン利用の手続きを実施→適用
  3. メンバー一覧の解除済ユーザーから「ゲストとして有効化する」を選択する(この時、このユーザーがアクセス可能なチャンネルを1つ選択します)

一時的にSlackを利用できなくなってしまうため、事前の調整が必要です。

この対応をすることで、費用をだいぶ抑えることができました。

会社への説得

弊社では割とすんなり受け入れましたが、100名前後になると、年間100万円近い費用になりますので、それなりの説明は必要だと思います。 私の場合は、先ほど挙げた現状の課題を説明することで、理解を得ることができました。

社員への説明

せっかくお金を払ったので、活用度を上げる取り組みをする必要があります。 こちらはまだあまりできていないのですが、特に非エンジニアの方に、スタンダードプランでできることを説明する必要があります。 一部ユーザーについては、外部アプリ連携や画面共有などを活用されていない状況のため、こちらは定期的に有効な利用方法を紹介していく予定です。

以上が、弊社がSlackをスタンダードプランにアップグレードするまでの流れです。 もっと早くにしていても良かったな…とも思いますが、これから使い倒すことで取り返そうと思います。

シンクロ・フードはなんでもじゃぶじゃぶお金を使える環境ではありませんが、生産性向上については理解を得やすい会社だと思いますので、興味があるエンジニア・デザイナー・ディレクターの方は、是非ご応募ください!
特にWebディレクターさんはめちゃくちゃ募集しておりますので、興味があればお気軽にお問い合わせください!

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